Millaista yhteistyötä tai -työtapoja TKI -projektissa käytetään tai on käytetty mukaan lukien erilaiset palaverikäytänteet ja työajanseurannat?
”Projektipäälliköllä tulee olla selkeä tapa välittää tietoa projektiryhmälleen ja kerätä tietoa ryhmältään” (Kettunen 2009,140). AKI-projektin tiimillä on Sirkkalassa yhteiset työtilat. Tämä helpottaa yhteistyötä, ja esimerkiksi viikkopalaverikäytännöstä on luovuttu. Tietoja pystytään päivittämään jatkuvasti kun ollaan samassa tilassa. Tiimin sisäisiä palavereja pidetään silloin, kun asiat niin vaativat, jolloin kyseisen asian vastuuhenkilö pyytää yhteistä palaveriaikaa. (Räty 2012.)
Keskuksen sisällä yhteistyötä tehdään opettajien kanssa, jolloin osallistutaan heidän kokouksiinsa. Yhteistyötä on myös Luovien alojen keskuksen kanssa, minkä takia on myös käyty siellä kokouksissa. (Räty 2012.)
Palaverien osalta on tärkeää, että ne ovat tehokkaita. Etukäteen viestitetään käsiteltävät asiat, jotta päästään kokouksessa suoraan asiaan ja päästään myös päättämään asioista! Palaverit pidetään useimmiten livenä, vaikka osallistujia olisi Ilomantsista. Etäyhteyksien käyttäminen on vierasta varsinkin pienemmissä yrityksissä. (Räty 2012.) Palaverien tehokkuutta painottaa myös Kettunen kirjassa Onnistu projektissa (2009, 141). Esimerkiksi palaverin kestosta on hyvä sopia etukäteen, kuten myös kannettavien tietokoneiden käytöstä.
Jokainen AKI-projektin työntekijä tekee työajanseurantaa. Jotkut työntekijöistä tekevät töitä useammalle hankkeelle, minkä takia työajanseuranta on tärkeää kustannusten jakamiseksi eri hankkeille. (Räty 2012.)
Mitä sisäisen viestinnän keinoja TKI-projekti käyttää ja miten ne ovat toimineet?
Viestinnällä on suuri merkitys projektin onnistumiseen, kun tieto ei kulje, muutoksista ja tavoitteista ei tiedoteta, on se suuri vaikuttava tekijä projektin epäonnistumiseen. Panostamien viestintään parantaa samalla projektin hallintaa sekä ajankäyttöä. Projektipäällikölle muodostuu hyvä käsitys projektin etenemiseen ja mahdollistaa tarttumisen ripeästi eteen tuleviin ongelmiin. Toimivalla viestinnällä vältetään myös turha päällekkäinen viestiminen, jolloin ajankäyttö tehostuu. Sisäisen viestinnän keinoina voidaan käyttää esimerkiksi palavereja, henkilökohtaisia tapaamisia, sähköposti ja yhteistä sähköistä työtilaa (Kettunen, 2009, 140-142.)
Projektin avoin innovatiivisuus näkyy hyvin myös sisäisessä viestinnässä, jolloin jo hieman keskeneräisetkin ajatukset on pystytty jakamaan aikaisessa vaiheessa. Se, että projektin jäsenet toimivat samoissa toimitiloissa, mahdollistaa myös palavereiden jouhevan toteuttamisen. Näin ollen viestintä koetaan onnistuneeksi, koska ei tuoda viestinnän hierarkkisuutta jarruttamaan. Projektissa pääasiallinen viestintä on Facebookin kautta, jonne on perustettu suljettu ryhmä. Tämän kautta voidaan kommunikoida hyvinkin jouhevasti sekä dokumentoida projektia. Perinteinen sähköposti on myös jokaisen viestinnässä. Dropbox sekä Google dokumentti ovat olleet projektin käytössä, kun on haluttu jakaa tiedostoja monen ihmisen samanaikaiseen käyttöön, varsinkin julkaisun suurin tiedostokoko on ollut helpompi käsitellä Dropbox:n kautta.
Ammattikorkeakoulun omat nettisivut ovat luonnollisesti olleet paikka laittaa tietoa tapahtumista ja tilaisuuksista. Tietoa on pystytty jakamaan myös TKI-palveluiden tutkimus- ja kehittämissuunnittelijoiden kautta (Räty 2012.)
Onko TKI-projektin aikana syntynyt joitain ns. hyviä käytänteitä, joita haluttaisiin hyödyntää jatkossakin?
Yksi tavallisimmista haasteista on resurssien hallinta, esim. jonkin vaadittavan tiedon,
laitteen saatavuus tai käyttö (Kettunen, 2009, 162). Käytänteitä esim. tiedonkulkuun on hyvä
luoda mm. palaverit (aamu ja viikko), henkilökohtaiset tapaamiset, sähköposti, yhteisiä säh-
köisiä tiloja (Kettunen, 2009, 140).
Projekteissa luodaan ja innovoidaan, jossa kuitenkin yhdessä on sovittava mm. toimintamal-
leista. Jos toimintatavat poikkeavat liikaa toisistaan, koko toiminnan valvonta- ja ohjaustie-
tojen keruu vaikeutuu. (Ruuska, 2012, 236-237.)
Esim. verkostoitumisen yhteydessä, Living Lab toiminnassa? Cafe Joensuun toimintamalli,
case- ja tekemällä oppiminen; teorian ja käytännö sovittaminen yhteen esim. yhteistyössä koulussa opiskeltavaa kurssia varten tutustuu/toimii jonkin henkilön tai yrityksen kanssa (monillakin on hyvät yhteydet eri organisaatioiden välillä, mutta eivät ole osanneet yhdistää niitä opintoihin), osata työssään ns. suvantovaiheessa pysähtyä ja katsoa työtä taaksepäin. Aina ei edes tule huomattua mitä käytänteitä on, kun ne integroituu opintoihin
Tutustukaa TKI-projektin ulkoiseen viestintämateriaaliin. Millaisen ulkoisen kuvan se antaa teille ko. projektista opiskelijoina ja millä perusteella? Entä onko projektin profilointi perusorganisaatiolle ja muille sidosryhmille onnistunut ja miksi?
Projektityössä profilointi näkyy välillisesti muiden yhteisöviestinnän osatekijöiden kautta. Sellaisissa organisaatioissa, joissa projektitoiminta on jatkuvaa, muodostuu yhteisökulttuurin rinnalle erillinen ja pysyvä projektikulttuuri, joissa on luotu omat piirteet, sekä projekteille omat perusimagot. Hyvin hoidetusta informoinnista ja työviestinnästä on seurauksena myönteinen projektiprofilointi. Mielikuvia vahvistavat myös symbolit mm.projektin nimi ja logo. (Ruuska, 2012, 91).
Projektin ulkoinen viestintä projektin ja perusorganisaation välistä viestintää.Ulkoisina osapuolina ovat käyttäjät- ja tilaajayksiköt.Viestintäjärjestelmä tulee nähdä perusorganisaation viestintää tukevana ja täydentävänä järjestelmänä. (Ruuska, 2012, 85).
TKI- projektin ulkoinen viestintämateriaali;
Visuaalisesti kaunis, tasapainoinen ja selkeä. Värit sopivat ja asiat löytyvät hyvin. Hyvä nimi, Selkeä logo. Mielenkiintoisia asioita, ohjeita ja neuvoja. Paljon tietoa ja yhteystietoja. Kutsuvat käyntikortit kohteista. Jos jotain miinusta mainittava, niin vain European Network of Living Lab oli mielestäni jotenkin sekava.
Tulossa lähiaikoina mm. venäläisen shoppailijan mobiiliopas. Blogroll-osan alussa selvitetään mitä Käyttäjälähtöinen Innovaatiopolitiikka tarkoittaa. Eri sidos- ja kohderyhmien omat sivut Joensuun Tiedepuisto, Visit Karelian Wellcom to North Carelia sivut, amk Livin Lab sivut, miltä Suomi näyttää venäläisen silmin, Joensuu Living Lab for Desingn and Services, Elämysmatkailu ja palvelumuotoilu, European Network of Living Labs, Tuunaa tuotteesi venäläisille Reiman vinkit, North Karelia University of Applied Sciences.
( jota viestinnässä käytetään, linkittyy suoraan tuohon wordpress sivuun). ja palvelutoiminnan kautta : D’ART: www.dart.fi/livinglab.htm
sekä Cafe Joensuu: http://cafejoensuu.wordpress.com/
Ainakin etusivu on moderni. Antaa hyvän kuvan vieraspaikkakuntalaiselle hänen etsiessään jotain Joensuusta.
ja fb.ssä , www.facebook.com/cafejoensuu
sekä ILMIÖ, www.facebook.com/pages/ILMIÖ-Pohjois-Karjala/
AKI-projektin internet-sivut antavat asiallisen vaikutelman. Hankkeen taustat, tavoitteet ja tulokset ovat selkeästi esillä ja konkretiaa lukijalle tuo esimerkki Ilosaarirock- mobiiliopastuksesta. Facebookissa viestiminen on sikäli hyvä, että yhä useammat käyttävät sitä. Toisaalta facebookissa näkyy melko “armottomasti”, miten ihmiset ovat kyseisen tapahtuman noteeranneet.(Esim. Ilmiö-sivulla on 63 tykkäystä, mutta melko vähän kommentointia.)
Projektisuunnitelmassa jo selvitettävä, millainen kuvan projektista halutaan antaa ja millä keinoin tavoiteimago käytännössä tehdään.(Ruuska, 2012, 90.) Projektin profiloiminen on imagonhallintaa: sidosryhmille halutaan antaa luotettava kuva projektin toiminnasta. Viestinnällä on profiloinnissa merkittävä tehtävä, vaikka myös tiedon vastaanottajan ennakkokokemukset ja muiden kertomat kokemukset vaikuttavat profiilin muodostumiseen. Säännöllinen yhteydenpito niin virallisten kuin epävirallisten viestintäkanavien välityksellä on tärkeää positiivisen imagon luomisessa. (Ruuska 2005, 81-81.) Projektipäällikön persoona ja toimintatapa sekä projektiryhmän jäsenten suhtautuminen käyttäjiin merkitsevät paljon projektiprofiilin kuvan muodostumiseen.Ns. henkilöityminen eniten eri intressiryhmien kanssa tekemisissä oleviin projektiryhmän jäseniin. Valitettavasti näin käy myös kielteisissä mielikuvissa, silloin henkilöihin kohdistuvat kielteiset tai myönteiset mielikuvat siirtyvät ja kohdistuvat koko projektiin lopputulosta myöten. ( Ruuska, 2012, 91).
Projekteissa on yleensä tiukka kustannusseuranta, jolloin profilointiin välillistä hyötyä tuottavana toimintana ei rahaa paljon osoiteta. Profiloinnin tehtävä projektissa on antaa luotettava ja positiivinen kuva toiminnastaan, niin tilaaja-, kuin käyttäjäorganisaatioille. Profiloinnin merkitys, laatu ym. ovat yleensä suhteessa projektin käyttäjäorganisaation kokoon. (Ellei tietoisesti haluat pitää matalaa profiilia esimerkiksi poliisi ja puolustusvoimat.) ( Ruuska 2012, 90.)
Voidaan nähdä, että AKI-projektin profilointi on onnistunut, koska käytännön toimenpiteitä on päästy toteuttamaan niin PKAMK:n kuin projektin varsinaisten käyttäjienkin keskuudessa. Käytännön toimenpiteinä projektia on toteutettu perusorganisaatiolle mm. opinnäytetöiden sijaan Pkamk Sirkkalassa opintoihin integroitunutta case lähtöistä oppimista tehdään paljon, niiden suorituksista saatavat opintopisteet liitetään kursseihin. Käyttäjille on annettu opastusta heidän ympäristössään juuri heille sopivana ajankohtana, koska he eivät pienyrittäjinä ole päässeet irrottautumaan yrityksistään erillisiin järjestettyihin seminaareihin.
Tavoitteet samalla positiivisia, moderneja, tarpeellisia ja realistisia. Mikäli resursseja riittäisi, olisi käyttäjille suunnitelmien lisäksi mahdollisuus toteuttaa opetusta myös käytännössä. Projektille rahoitus järjestynyt, siinä mielessä projektissa on onnistuttu. Projekti onnistunut myös koska suunta tulevaisuuteen, joka on projektien tyyliin tulevaisuuteen suuntaava - tästä on helppo jatkaa.
"Hankkeen itsensä tulee havaita olevansa mahdollistaja, eli se miten projekti tuo itsensä näkyville ei ole merkityksellistä, vaan se mitä hyötyä sidos-/kohderyhmä saa. Jos he ovat ymmärtäneet viestin ja esim. osallistuneet ja kokeneet mahdollisuuden houkuttelevaksi on profilointi projektipäällikön mielestä onnistunut.”
(Räty U. 2012 Sähköpostiviesti.)
Mitkä ovat TKI-projektissa projektipäällikön omasta mielestään hänen omat vahvuutensa entä haasteensa projektityössä?
Projektipäälliköllä on suurin vastuu siitä, että projekti valmistuu ajoissa, ja se on pysynyt budjetin asettamissa tavoitteissa. Hänellä on myös vastuu siitä, että tavoitteeseen päästään. Projektipäällikön kuuluu olla päämäärätietoinen, jotta hänellä on sisukkuutta suorittaa tehtävä alusta loppuun. Hänen tulee ottaa vastuuta mahdollisista ongelmista, joita projektin aikana ilmenee. Projektipäällikön tulee olla täsmällinen ja tarkka, sillä hänellä on valtavasti töitä projektissa. Hänen tulee asettaa päivämääriä, jolloin tietyt asiat tulee olla tehtyjä. (Kettunen 2009, 29). Hänellä tulee olla vahva itsetunto, jonka avulla hän kykenee johtamaan ihmisiä. Projektipäälliköltä vaaditaan hyvää neuvottelutaitoa, sekä esiintymiskykyä. Projektipäällikkö on se henkilö, joka edustaa projektia asiakkaille. Projektipäällikön tulee uskaltaa puuttua asioihin, jos jokin asia ei toimi toivotulla tavalla ryhmän sisällä. Hänen tulee myös uskaltaa sanoa ei, sillä hänellä on paljon lankoja käsissään. (Kettunen 2009, 30). Ryhmässä on aina henkilöitä, jotka haluavat eri oikeuksia, kuin toiset, tasa-arvo on tärkeää. Lisäksi projektipäälliköllä tulee olla rohkeutta kohdata epäonnistumisia, sillä niitä kohdataan projektien parissa usein. (Kettunen 2009, 31).
Ulla Räty otettiin hankkeeseen sisäisen haun kautta. Hänellä oli kokemusta projektien hallinnasta ja yleensäkin hankemaailmasta. Hänen vahvuus on kokonaisuuksien hallinta ja mahdollisuuksien näkeminen. Ulla on myös erittäin kokeilunhaluinen, hänelle mikään ei ole mahdotonta ja kaikkea pitää yrittää. Hänellä on myös riittävä koulutus ja sitä myötä hyvät kirjanpito- ja atk-taidot. Ulla on sopiva projektipäälliköksi, koska on saanut kokemusta johtamisesta ja tullut sitä kautta entistä täsmällisemmäksi projektin vetäjäksi. Hänellä on luova ajattelutapa ja hän on joustava ja sopeutumiskykyinen. (Räty 2012).
Ullan mielestä projektin suurin haaste oli saada yrityksiä mukaan hankkeeseen ja sitä kautta rahaa toimintaan. Henkilökohtaisia kehittämisen kohteita ovat liiallinen innostuminen, työajan jakaminen ja tietyllä tapaa hetkessä eläminen eli suunnittelemattomuus. Ulla kertoi, että ajattelumaailmaa on kehitettävä. (Räty 2012).
Pohtikaa yhdessä, mitkä ovat ne tekijät, jotka mahdollistavat projektin laadukkaan toteuttamisen ja yhteistyön toimivuuden?
Projektin on mahdollista onnistua, kun se on hyvin suunniteltu. Kaikki siihen liittyvät suunnitelmat, keskustelut ja tiedot tulee dokumentoida huolellisesti. Erityisen tarkasti kirjataan ylös kaikki muutokset, jotka projektiin liittyy, sekä asiat, joista tulee kustannuksia. (Kettunen 2009, 41). Projekti pitää suorittaa aikataulussaan, ja sen etenemistä tulee seurata. Mikäli projektissa ilmenee ongelmia, tulee niihin puuttua heti, sillä ne vain kasvavat, jos niitä ei hoideta. Projektipäällikön tulee tietää kaikki asiat, mitä projektiin liittyy. Hänen ei kuitenkaan tule tehdä kaikkea yksin, vaan jakaa tehtävät tasaisesti ryhmän kesken. Projektista tulee hyvää, kun jaksamisesta pidetään huolta ja vaalitaan hyvää me-henkeä. Kaikenlaiset riskit tulee ottaa huomioon, mitä projektiin liittyy. (Kettunen 2009, 42).
On myös mahdollista, että projektit epäonnistuvat toisinaan. Siihen voi olla useita syitä, kuten suunnittelemattomuus ja projektin epäselvä tavoite. Myös ammattitaidon puute voi olla syynä projektin epäonnistumiseen. Projektipäälliköllä on suuri vastuu siitä, että projekti onnistuu. Yleensä nyrkkisääntönä on se, että hyvin suunniteltu ja tavoitteellinen projekti onnistuu. (Kettunen 2009, 56).
Onnistuneen projektin tärkein elementti on ihmiset. Sitoutunut ja innostunut porukka saa paljon aikaiseksi. Näitä ei kasva joka oksalla, mutta esim. harjoittelijoista on löytynyt paljon potentiaalisia osaajia osaksi projektia. Hyvät sidosryhmät mahdollistavat projektin onnistumisen. Tärkeää projektissa on keskustelu, vuorovaikutus ja sitoutuminen, joka kasvaa päämäärän avulla. Projektin henkilöillä on oltava halu tuottaa palveluita toimijoille, kun Cafe Joensuu. Hankkeella on oltava hyvä viestintäsuunnitelma, joka mahdollistaa sen, että kohderyhmät ovat tietoisia hankkeesta. Viestintäsuunnitelma on muutenkin ehdoton, jotta hanke saa rahoituksen. Jatkuva informointi ja yhteydenpito on tärkeää. Palaverit pidetään säännöllisin väliajoin ja niissä jaetaan vastuualueita, joihin kuuluvat tehtävät hoidetaan ajallaan. Palavereihin tulee myös valmistautua hyvin. Yhteistyötä tehdään eri tahojen kanssa, kuten koulut. Facebook ja muut sosiaaliset välineet on todettu toimivaksi kanavaksi käydä vuorovaikutusta eri toimijoiden välillä. (Räty 2012).
Lähteet:
Kettunen, S. 2009. Onnistu projektissa. Helsinki: WSOY
Räty, U. 2012. Projektipäällikkö. Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu. Nauhoitettu haastattelu 26.10.2012.
Räty U. 2012. Projektipäällikkö. Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu. Sähköpostiviesti 2.11.2012.
Ruuska, K. 2005. Pidä projekti hallinnassa. Helsinki: Talentum.
Ruuska, K. 2012. Pidä projekti hallinnassa. Helsinki: Talentum.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti