Projektin dokumentointi

Selvittäkää mitä asiakirjoja projektin elinkaaren aikana tuotetaan ja minne ne taltioidaan?

Aki-projektissa syntyviä keskeisiä dokumentteja ovat hankesuunnitelma-/hakemus, hankepäätös rahoittajalle, väliraportit (maksujaksoittain) ohjausryhmän ja rahoittajan seurattavaksi, seurantalomakkeet tavoitteiden arvioinneista ja saavutuksista, maksatuksen dokumentit rahoittajalle (mm. työajanseuranta, ohjausryhmän kokousten muistiot, osallistujalistat , maksetuista ilmoituksista kopiot, kuitit, jne.), hankintojen dokumentit (esim. kilpailutukset, arvioinnit, päätökset, hankintasopimukset) sekä sopimukset yksityisen rahoituksen osuudella hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden kanssa. Tämän lisäksi toiminnasta syntyy pöytäkirjoja, muistioita, työkirjoja, suunnitelmia jne., sekä julkaisuja ja sähköpostiviestejä. Hankkeen muistio on Word-tiedosto ja lopussa tehdään hyödyntämissuunnitelma. AKI-hankkeessa dokumentteja syntyy myös erilaisissa workshopeissa. Näistä tuotoksista osa kuvataan sellaisenaan ja osa kirjoitetaan puhtaaksi tai käsitellään analysoimalla kokonaisuudeksi. Myös sähköpostiviestit ovat dokumentointia. 

Hankehakemus ja -päätös tallennetaan Eura-järjestelmään, ja päätöksen syntymisen jälkeen projektin toimintaa ohjaa Eurassa oleva hankepäätös - ei enää hankesuunnitelma tai -hakemus. Myös väliraportteja tehtäessä käytetään Euran järjestelmää. Osa projektin dokumentaatiosta tallennetaan Prohaan (projektin hallintajärjestelmään). Asiakirjat ja kirjanpitoaineisto säilytetään ja arkistoidaan ESR-säännösten ja PKAMK:n arkistointiohjeiden mukaisesti hallintotietopalvelukeskuksessa, Tikkarinne Joensuu.

Lähde: Räty, U. 2012. Projektipäällikkö. Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu. Sähköpostiviesti 21.11.2012.

Arvioikaa kohdeprojektin joidenkin asiakirjojen ulkoasua ja sisältöä.

Hankkeen muistio noudattaa word-tiedostoa, jossa on AKI-logot. Myös Powerpoint-esityksissä käytetään samaa mallia. 

AKI-projektin rahoitushakemus on tehty valmiin mallin mukaan Eura-järjestelmään, minkä vuoksi ulkoasu on virallinen ja selkeä. Sisältö on laadittu perustellusti, ja varsinkin hankkeen tarpeen esilletuomiseen on panostettu. Suunnitelman toteuttamiskelpoisuutta lisää yhteistyötahojen ja kohderyhmien nimeäminen, sillä niiden listaaminen antaa kuvaa projektin mahdollisuuksista. Laadulliset ja numeeriset arviot projektin toteutumisesta lisäävät hakemuksen vakuuttavuutta.

AKI-väliraportti ja päätös on kirjoitettu myönteiseen sävyyn, teksti on hyvin eteenpäin suuntaavaa, tarkkaa ja täsmällistä. Osallistujalistat tulee olla laadittuna siten, että niistä näkyy kaikki tilaisuuteen osallistuvat. Mikäli tilaisuuksissa on tarjoilua, tulee niistä pitää tarkkaa kirjanpitoa.

- EU:n osallistuminen projektin rahoitukseen tulee aina mainita tiedotteessa.

- Myös annettaessa tietoja projektista julkisuuteen. 

- Myös tuen myöntäjän ilmoittaminen suositeltavaa.

- Kaikki projektiin osallistuvat ja yhteisöt tulee olla tietoisia EU:n osallistumisesta rahoitukseen. 

- Sekä kirjallisessa, että sähköisessä materiaalissa tulee näkyä EU-lippu

- Graafisten tunnusten käyttö tulee huomioida kaikissa projekteissa julkaistavissa materiaaleissa

- EU-lippu , sekä teksti. “Euroopan unioni” ja “Euroopan sosiaalirahasto””, sekä “Vipuvoimaa EU” -tunnus.

- Suositeltava laittaa näkyville myös tuen myöntäjän graafinen tunnus.

Lähde: Räty, U. 2012. Projektipäällikkö. Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu. Sähköpostiviesti 21.11.2012.

Valmistautukaa joulukuun lähipäivänä esittämään oppimisprojektinne muille opiskelijoille ja taltioikaa esityksenne bloggeriin.

 linkki esitykseen