Projektin suunnittelu

Miten TKI-projekti suunnitteluprojekti oli toteutettu ja mitä haasteita siinä on ollut?

Projektin etenemistä voidaan kuvata jakamalla se seuraaviin vaiheisiin: tarpeen tunnistaminen, määrittely, suunnittelu, toteutus ja projektin päättäminen. Projektin lähtökohtana on tunnistettu tarve tai idea, minkä jälkeen määrittelyvaiheessa arvioidaan idean toteuttamiskelpoisuus. Suunnitteluvaiheessa laaditaan konkreettiset suunnitelmat tavoitteiden toteuttamiseksi. (Kettunen 2009, 43.)

AKI-projektin suunnitteluprosessi on edennyt kuten PKAMK:n hankkeiden suunnittelu yleensäkin. Aluksi on muodostunut hankeidea, sitten on arvioitu aiheen soveltuvuus ammattikorkeakoulun kärkihankesuunnitelmaan ja sen jälkeen alettu selvittämään löytyisikö hankkeelle sopivaa rahoitusta. AKI-hankkeen aihio on muodostunut osittain aikaisemmin toteutetun MONNI-hankkeen kautta ja se toimii myös yhteistyössä kansallisen Neloskierre-hankkeen kanssa, jossa on muiden korkeakoulujen Living Lab -toimintaa kehittäviä hankkeita. Projektin toteuttamista varten on tehty projektisuunnitelma, jota on tarvittu myös rahoittajien kanssa käytäviä neuvotteluja varten. (Räty 2012.)

Projektisuunnitelman tekemistä varten tarvitaan tieto projektin tavoitteista, käytettävissä olevista resursseista, budjettiraamista, aikataulusta ja projektin rajoitteista. Tavoitteena on tehdä suunnitelma, jonka mukaan projektissa edetään. Vaikka ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”, ei suunnitteluvaihetta kuitenkaan voida jatkaa loputtomiin. Toteutusvaiheen aikana suunnitelmaa joudutaan usein muuttamaan. (Kettunen 2009, 44, 92–93.)

Hankesuunnitelman muoto on esimerkkiprojektissa ollut hyvin pitkälle määritelty, koska AKI-projekti on ESR-rahoitteinen. Suunnitelmaprosessissa haasteena on ollut ”riittävän laaja mutta napakka sisällöntuotto”. Hankkeeseen on haluttu toisaalta riittävän laajasti näkökulmia, mutta silti on täytynyt pysyä kärkihankesuunnitelman mukaisena. Toinen haaste on ollut realistisuus, koska kaikkea ei voi ennustaa. Vaikka valmisteluun käytetäänkin aikaa, on haastavaa miettiä kustannukset tarpeeksi tarkalla tasolla. (Räty 2012.)

Miten TKI-projektinne on organisoitu ja vastuualueet jaettu?

Projektin organisoinnissa ja vastuualueiden määrittelemisessä on mainittava kuka vastaa mistäkin projektin osasta, samalla määritellään johtamissuhteet. Projektilla on aina omistaja tai suuressa projektissa ohjausryhmä, jotka yhteistyössä projektipäällikön kanssa ohjaavat projektin etenemistä. Vastuujakojen ylöskirjaamisella varmistetaan samalla, että jokainen osa-alue projektista on huomioitu ja nimetty henkilö on vastuussa sen toteutumisesta suunnitelman mukaisesti. Projektipäällikkö on vastuussa niiden osa-alueiden toteutumisesta, jos tähän ei ole nimetty tiettyä henkilöä (Kettunen, 2009, 103–104.)

Projektin hallinnoijana toimii Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu, jonka tehtävänä on mm. solmia sopimuksia yhteistyökumppaneiden kanssa, toimittaa raportteja rahoittajille, järjestää ohjausryhmän kokouksia, vastata viestinnästä sekä vastata koko hankkeen toteutumisesta suunnitelman ja budjetin mukaisesti. Projektipäällikön lisäksi mukana toimii aina projektisihteeri hallinnollisesti matkassa. Projektin aikana on toteutettu 1 pilotti ja toinen on menossa, joissa on työskennellyt kymmeniä eri ihmisiä määriteltyjen toimenpiteiden mukaisesti. Tiimit määräytyvät siis aina projektin toteutusvaiheen mukaan. Projektissa tilanteet muuttuvat, joita ei välttämättä ole ennalta osattu ajatella ja näin ollen vaikuttanut mukana oleviin ihmisiin. Tiimin rooli on projekti toteutumisen kannalta tärkeää, jokaisen tavoitteiden mukainen osaaminen ja taito kohtaisivat sekä taito nähdä asioita kauaksi ja välillä hyvinkin pieniä kokonaisuuksia. Aina ei ole ollut helppoa löytää tarvittavia henkilöitä mukaan, mutta onneksi esim. harjoittelijoista on löytynyt hiomattomia timantteja mukaan toteutukseen. Opiskelijoita on ollut myös mukana projektissa tekemässä esim. grafiikkaan, omina projektitöinään, omiin opintoihinsa (Räty 2012.)

Mitä sidosryhmiä on ollut TKI-projektissa mukana ja miten heitä on sitoutettu projektiyhteistyöhön?

Projektin kulun aikana on muistettava pitää yhteyttä sidosryhmiin aktiivisesti. Sidosryhmään voi kuulua mm. projektin tilaaja, jonka edustajana voi olla oma ohjausryhmänsä tai omistaja, projektin alihankkijat, tahot joihin projekti vaikutta (välillisesti tai suoraan). Projektipäällikön ja projektin toimintaa ohjaa projektin tilaaja, mutta hänen ei kuulu osallistua projektin päivittäiseen johtamiseen. (Kettunen, 2009, 159-160.)

Projektin matkan varrella ja loppuun saattamiseksi, tarvitaan eri ammattialojen työpanosta. Kullakin ammattiryhmällä on omat toimintatapansa, jotka eivät välttämättä jouhevasti suju projektin kanssa vaan esimerkiksi tietojärjestelmän osalta ymmärtäminen ei ole helppo, mutta on tärkeää. Mutta kun kaikki projektin vaatimat toimintatahot onnistutaan yhdistämään on tuloksena organisaatio, joka kykenee tehokkaasti välittämään tietoa ja hankkimaan nopeasti tarvittavan ammattitaidon ja -tiedon. (Ruuska, 2012, 71-72.)

AKI on yhteistyössä tehty PKAMK:n muotoilun, kansainvälisen kaupan keskuksen ja luovan talouden keskuksen kanssa.

Rahoittajat eli mahdollistajat = ELY, JOSEK, ESR ovat sitoutuneet sen myötä, kun ovat

itse halunneet tulla projektiin mukaan nähdessään siinä hyödyn itselleen. Esim. ovat

toimijoita Lab-käyttäjille, jotka monesti ovat yrityksiä. Rahoittajan edustaja on mukana

ohjausryhmien tapaamisissa.

Hallinnoija = Pohjois-Karjalan Ammattikorkeakoulu, projektipäällikkö kierrättää esim.

kaikki sopimukset hyväksyttävänä koulun rehtorilla. Hallinnoija antaa projektin raportteja,

huolehtii dokumenttien säilyttämisestä, vastaa ohjausryhmän kokoontumisista ja raportoi

niistä.

Käyttäjän rooli = käyttäjätutkimukset mm. kyselyt tapahtumassa Ilosaarirock, Pietarin

innovaatioleirillä ja jalkautuminen kävelykadulle kesällä 2011. Käyttäjälähtöisyys on oleellinen

osa Living Lab toiminnan kehittämistyössä.

Savonia ammattikorkeakoulun PIK-projekti = rinnakkaishankkijana, jonka yhteistyömuotoa ovat                     vielä miettineet.

Onko ko. projektilla erillinen viestintäsuunnitelma? 

Kaikissa projekteissa tiedottaminen on tärkeää. Projektin koko määrittää tiedotuksen tavan ja laajuuden. Isoissa projekteissa viestintäsuunnitelmassa ilmoitetaan mitä, kenelle ja milloin viestitään. Pienissä projekteissa asiat voidaan ilmaista osana projektisuunnitelmaa. Kokonsa mukaisesti projektilla on erilainen määrä projektiryhmän jäseniä, erilaisia sidosryhmiä, ohjausryhmä, tiedotusvälineitä, yrityksiä, rahoittajia jne. Heille annettava tiedon tarve on erilainen. (Kettunen 2009, 171, 172.)

Ison projektin viestintäsuunnitelmat voivat olla esimerkiksi seuraavia asioita; Viestintäsuunnitelmassa projektiryhmälle tiedotetaan projektin etenemisestä ja välitavoitteiden saavuttamisista kuukausittain kokouksissa. Väliajoilla tiedotetaan sähköpostitse. Projektin ohjausryhmälle tiedotetaan projektin etenemisestä viikkoraporteilla. Tiedotusvälineille puolestaan tiedotetaan projektin alkaessa ja päättyessä. Samoin myös sidosryhmille tiedotetaan alussa ja lopussa. Mikäli projektin aikataulu tai tavoitteet muuttuvat merkittävästi lisätiedotetaan myös projektin aikana. (Kettunen 2009, 124.)

EU-projektien ohjelmien kehittelyssä, suunnittelussa ja arvioinnissa Euroopan komissio on ottanut käyttöön Projektien elinkaari -menetelmän nk.PCM -menetelmän. (Project  Cycle Management)  Menetelmä on kehitetty laajojen hankeohjelmien ohjaamiseen ja arvioimiseen. Se on jaettu kuuteen eri vaiheeseen lähtien hankkeen luomisesta ja tavoitteiden asettamisesta, ideoiden tunnistamiseen ja arviointiin, suunnitelmien luomiseen ja niiden arvioimiseen, rahoituspäätösten tekemiseen, toimeenpanoon, seurantaan, ja arviointiin aina projektin päättämiseen, arviointiin ja oppien hyödyntämiseen saakka. Menetelmä on hyödyllinen työkalupakki sovelluksineen kaikille EU-rahoitusta haluaville projekteille.  (Kettunen 2009, 64.)

Aki Living Lab projektilla on erillinen viestintäsuunnitelma. Rahoittaja vaatii dokumentin, jota päivitetään rahoittajalle hankkeen väliraportissa joka 4.s kuukausi. Samoin viestintäsuunnitelma vaaditaan joka kerta

 myös ohjausryhmän kokoukseen. ( Ohjausryhmän kokous noudattelee rahoittajan sykliä, joka 4.s kk väliraportti ja seurantaraportti omine vaatimuksineen).

Viestintäsuunnitelma tehdään projektin alussa. Sitä seurataan ja päivitetään tilanteen mukaan. Pääsääntöisesti suunnitelman voi tehdä, mutta usein projektipäällikön kokemuksen mukaan noin puolet on suunnitelmasta tilanteen mukaan viestittämisen toteuttamista ts. jos on tapahtuma, joka on tunnistettu 2kk ennen tapahtumaa, voi sen viestintä olla jotain aivan muuta, mitä olisi voitu kuvitella puoli vuotta aikaisemmin, kun projektia suunniteltiin. Toinen puoli on perus- viestintäää ohjausryhmälle, sidosryhmille jne. Aki- hankkeessa viestintä on ollut täysin tilannepainotteista, jossa ei ole toteutettu erityistä kuukausitiedottamista.

( Räty U. 2012, sähköposti ja  nauhoitettu haastattelu.)

Lähteet:

Kettunen, S. 2009. Onnistu projektissa. Helsinki: WSOY

Räty, U. 2012. Projektipäällikkö. Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu. Nauhoitettu haastattelu 26.10.2012.

Räty U. 2012. Projektipäällikkö. Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu. Sähköpostiviesti 2.11.2012.

Ruuska, K. 2005. Pidä projekti hallinnassa. Helsinki: Talentum.

Ruuska, K. 2012.  Pidä projekti hallinnassa. Helsinki: Talentum.